Как убрать уволивших сотрудников в 1с

В “1С:Зарплата и управление персоналом” (ЗУП) полностью “убрать” уволенных сотрудников из базы данных обычно не рекомендуется, так как это может нарушить историю кадрового учета и привести к проблемам при формировании отчетности. Вместо этого уволенных сотрудников обычно Скрывают из списков выбора и отчетов, где они больше не нужны. Вот несколько способов это сделать:

1. Установка отбора в списках сотрудников (рекомендуемый способ):

Описание: Самый простой и распространенный способ. Настраивается отбор в списках сотрудников, чтобы по умолчанию отображались только действующие сотрудники.

Шаги:

Откройте список сотрудников (раздел “Кадры” -> “Сотрудники”).

Нажмите кнопку “Еще” -> “Настроить список…”.

Перейдите на вкладку “Отбор”.

Добавьте условие отбора:

Поле: “Дата увольнения” (или “Признак увольнения”, название поля может отличаться в зависимости от конфигурации).

Вид сравнения: “Равно” или “Не заполнено” (или “Пустая дата”).

Значение: Оставьте поле пустым. Это означает, что будут отображаться только сотрудники, у которых не заполнена дата увольнения (т. е. действующие сотрудники).

Или добавьте условие отбора:

Поле: “Состояние” или “Статус” (название поля может отличаться).

Вид сравнения: “Равно”.

Значение: “Работает” или “Действующий” (точное значение зависит от вашей конфигурации).

Нажмите кнопку “Завершить редактирование”.

Установите флажок “Запомнить настройки”.

Нажмите кнопку “ОК”.

Результат: В списке сотрудников будут отображаться только действующие сотрудники. Уволенные сотрудники будут скрыты, но они по-прежнему будут доступны, если снять отбор или изменить его параметры.

Важно: Этот отбор будет действовать только для текущего пользователя. Чтобы отбор действовал для всех пользователей, необходимо настроить его в настройках конфигурации или использовать групповые настройки.

2. Установка пометки на удаление (менее предпочтительный способ):

Описание: Можно пометить уволенных сотрудников на удаление. Однако, этот способ не рекомендуется, так как помеченные на удаление объекты могут быть случайно удалены из базы данных, что может привести к проблемам с историей кадрового учета.

Шаги:

Откройте карточку сотрудника.

Нажмите кнопку “Еще” -> “Пометить на удаление/Снять пометку”.

Установите пометку на удаление.

Результат: Сотрудник будет помечен на удаление и не будет отображаться в большинстве списков выбора. Однако, его можно будет увидеть, если включить отображение помеченных на удаление объектов.

Важно: Не рекомендуется удалять помеченные на удаление объекты без крайней необходимости.

3. Использование групповой обработки справочников и документов (для массовой обработки):

Описание: Если нужно пометить на удаление сразу несколько сотрудников, можно использовать групповую обработку.

Шаги:

Перейдите в раздел “Администрирование” -> “Обслуживание” -> “Корректировка данных”.

В поле “Объект” выберите “Справочник. Сотрудники”.

Нажмите кнопку “Добавить условие отбора”.

Укажите условие отбора:

Поле: “Дата увольнения” (или аналогичное).

Вид сравнения: “Заполнено”.

Нажмите кнопку “Действия” -> “Изменить реквизиты”.

В поле “Реквизит” выберите “ПометкаУдаления”.

Установите значение “Истина”.

Нажмите кнопку “Выполнить”.

Результат: Все сотрудники, у которых заполнена дата увольнения, будут помечены на удаление.

Важно: Будьте очень внимательны при использовании групповой обработки. Неправильно настроенный отбор может привести к нежелательным последствиям.

4. Создание дополнительного отчета (для анализа уволенных сотрудников):

Описание: Если вам часто требуется анализировать информацию об уволенных сотрудниках, можно создать дополнительный отчет, в котором будут отображаться только уволенные сотрудники.

Требует навыков работы с системой компоновки данных (СКД).

5. Настройка прав доступа (для ограничения просмотра уволенных сотрудников):

Описание: Можно настроить права доступа пользователей таким образом, чтобы они не могли просматривать информацию об уволенных сотрудниках.

Требует настройки ролей и прав доступа в 1С.

Рекомендации:

Используйте отбор в списках сотрудников. Это самый простой и безопасный способ скрыть уволенных сотрудников из списков выбора.

Не удаляйте уволенных сотрудников из базы данных. Это может привести к проблемам с историей кадрового учета.

Обучите пользователей правильно использовать отборы в списках.

Регулярно проверяйте настройки отборов, чтобы убедиться, что они работают правильно.

Согласуйте с руководством правила работы с уволенными сотрудниками.

Важно:

Прежде чем вносить какие-либо изменения, Сделайте резервную копию базы данных.

Укажите версию и редакцию вашей конфигурации ЗУП, чтобы я мог дать более точные рекомендации.

Правильная организация учета уволенных сотрудников позволит вам поддерживать порядок в базе данных и избежать проблем с отчетностью.